Weiterentwicklung von Projektwerkzeugen, Ausrüstung von Arbeitsplätzen, Beistellungspflichten als Auftraggeber*in
Den sprichwörtlichen Sprung ins kalte Wasser haben wir alle bereits erlebt: Plötzlich ist niemand mehr im Büro oder Kundenzentrum – keine Kollegen*innen, keine Kunden*innen, keine externen Dienstleiter*innen. Alle sind mehr oder weniger freiwillig davongeprescht ins Homeoffice. Dabei werden verständlicherweise die Maßnahmen zum Schutz der Menschen schneller umgesetzt als die für die Aufrechterhaltung der essenziellen Kommunikation. Diese sind jedoch absolut notwendig und die essenzielle Grundlage eines jeden Geschäftsbetriebs. Angefangen vom Erhalt der Lieferketten bis hin zur Bereitstellungspflicht von entsprechenden Medien in Projekten als Auftraggeber*in.
Problemstellungen am plötzlich digitalen Arbeitsplatz
Das gute alte Telefon bzw. das Mobiltelefon sind geblieben. Aber nicht alle Mitarbeiter*innen haben Anspruch auf ein Diensthandy. Auch per E-Mail kann mit den Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen kommuniziert werden. Sitzt man im Homeoffice, muss entweder das private WLAN genutzt oder genügend Datenvolumen auf der SIM-Karte vorhanden sein, um online arbeiten und kommunizieren zu können.
Sicherlich hat der eine oder andere Erfahrung mit Telefonkonferenzen. Manch eine*r auch mit der Teilnahme an einer Video- oder Web-Konferenzen, bei denen man die Teilnehmer*innen sieht, selbst gesehen wird oder ein Dokument gemeinsam angeschaut und bearbeitet werden kann. Das waren aber bis dato nur Einzelfälle zu besonderen Anlässen. Diese besonderen Anlässe gehören aber nun zur Normalität. Die sonst lange im Voraus geplanten digitalen Meetings, haben nun eine weitaus höhere Frequenz.
Eine altbekannte Phrase „Ich kann so nicht arbeiten!“, die sich anhört wie eine Ausrede, wird plötzlich zur Wirklichkeit. Management und Belegschaft sind überfordert, Kommunikationsketten reißen ab, müssen aber aufrechterhalten werden, um Abläufe und Prozesse, die ausschließlich stationär in den Verwaltungen angesiedelt sind, zukünftig auch dezentral stattfinden lassen zu können. Was intern bereits zu Schwierigkeiten führt, hat häufig auch Auswirkungen auf das Verhältnis zu Kund*innen und Lieferanten. Diese sind meist noch gravierender, weil auf Kunden- und Fahrgastseite (z.Bsp. Kommunikation mit Groß- und Geschäftskunden) Lücken entstehen, die sofort zu fehlendem Umsatz und somit zu Liquiditätsschwierigkeiten führen. Auf der Beschaffungsseite müssen weiter die Lieferketten aufrechterhalten werden, um den Nachschub zu sichern. Aber auch Projekte, die maßgeblich mit externen Berater*innen besetzt sind, müssen fortgesetzt werden können, damit notwendige Änderungen und Innovationen umgesetzt und Projekte zu Ende gebracht werden.
Flut von Anbieter*innen und Software für Web- und Videokonferenzen
Fast jeder Arbeitsplatz und damit jede*r Mitarbeiter*in hat heute Zugang zum Internet. Die Nutzung ist zumindest im Anstellungsvertrag häufig restriktiv geregelt und bezieht sich auf die Nutzung des WWW zu rein tätigkeitsbezogenen Zwecken.
Die IT bzw. das Sicherheitskonzept der Unternehmens-IT lässt häufig nicht zu, dass Mitarbeiter*innen die entsprechende Software selbst herunterladen und auf ihrem Arbeitsplatz installieren. Ist es bei Einladungen zu einer Web- oder Videokonferenz noch recht einfach, indem man dem Link in der Einladung folgt und somit ohne Installation einer Kommunikationssoftware an einem Meeting teilnimmt, geht das umgekehrt nicht. Will ein*e Mitarbeiter*in ein Meeting einplanen, an der sowohl Kolleg*innen als auch externe Personen teilnehmen, muss eine entsprechende Software vorhanden sein. Anders kann keine Einladung versendet werden.
Teamwork in Projekten – Bearbeitung und Austausch von Dokumenten
Genauso verhält es sich mit der entsprechenden Software-Ausrüstung für die Vorhaltung, Verteilung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Wie werden Zugriffe auf diese Dokumente gesichert und verwaltet? Gelten die Rechte nur für eigene Mitarbeiter*innen oder wie verhält es sich in Projekten mit Externen? Häufig sind diese Anforderungen in Angeboten der Dienstleister beschrieben und werden in die Verträge als Beistellungspflichten des Auftraggebers übernommen.
Um hier gewappnet zu sein, so dass es nicht zu Verzögerungen oder gar zum Stilltand beim Projektstart und im Projektverlauf kommt, ist es ratsam, die dazu erforderlichen Werkzeuge und Regeln bereits vor dem Projektstart bereitzuhalten.
Dauerhafte Verankerung der Regeln und Werkzeuge im Unternehmens- und Projektalltag
Um dies zu organisieren und dauerhaft im Unternehmen zu verankern ist es erforderlich, einen unternehmensweiten Standard zu erarbeiten. Die dazu erforderlichen Maßnahmen werden in einem Konzept erarbeitet, das Grundlage für die Umsetzung und die organisatorischen Regeln wird. Dabei sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen:
- Abgleich mit der Kommunikationsstrategie des Unternehmens
- Berücksichtigung von etablierten Kommunikationsgewohnheiten
- Betrachtung neuer Chancen am Markt
- Erlangung eines Standards unter Berücksichtigung des Sicherheitskonzepts
Denn eins ist sicher, auch nach der Covid-19-Pandemie werden sich unsere Arbeits- und Kommunikationsgewohnheiten weiter zu flexibleren Modellen hin entwickeln. Nicht zuletzt, da aufgrund der verringerten Anzahl von Dienstreisen, Kosten eingespart und die Umwelt geschont wird. Ein wichtiger Baustein dazu ist die Möglichkeit, auch von entfernten Orten gemeinsam an einer Sache und in Projekten arbeiten zu können, ohne physisch aufeinander zu treffen.
Die Wirklichkeit zwingt die Unternehmen dazu, die eigene Digitalisierung voranzutreiben. Beruf und Privat verschmelzen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben bereits ein funktionsfähiges Homeoffice oder richten es gerade ein. Hier ist die planvolle Unterstützung des Arbeitgebers gefordert und notwendig, um alle Team- und Kommunikationsprozesse sicher zu ermöglichen. Damit wird eine weitere wichtige Digitalisierungsstufe erreicht und der Geschäftspartnerkontakt reißt nicht ab.
Schnelle Zielerreichung mit Unterstützung der Synväx-Expert*innen
Um ein exzellentes, den aktuellen und zukünftigen Anforderungen entsprechendes Kommunikations- und Teamarbeitskonzept zu erreichen, bieten wir Ihnen ein mit wenigen Schritten erreichbares sowie umfassendes und erprobtes Vorgehensmodell an:
- Überprüfung der aktuellen Situation: Gemeinsam mit Ihrer IT-, Organisations- und Unternehmenskommunikationsabteilung stellen wir den aktuellen Stand der vorhandenen und genutzten Werkzeuge fest. Betrachten das derzeitige IT-Sicherheitskonzept und schauen uns die Vorgaben der unternehmensweit gültigen Kommunikationsregeln an.
- Definition von Zielen mit den groben Anforderungen und Vorgaben für die zukünftigen Werkzeuge und Standards.
- Sichtung & Analyse der am Markt, im Unternehmen selbst und im Umfeld des Unternehmens häufig genutzten Kommunikationswerkzeuge. Erfassung der jeweiligen Vor- und Nachteile, einhergehend mit einer Tauglichkeitsanalyse anhand verschiedener Bewertungsparameter.
- Verfeinerung: Formulierung der Standards und Regeln, Auswahl der Werkzeuge für Kommunikation und die Verteilung und Verwaltung geteilter Dokumente.
- Coaching: Synväx hilft außerdem, Tests vorzubereiten, zu begleiten und zu dokumentieren. Ebenso unterstützen die Expert*innen IT- und Organisationsabteilung dabei, den geplanten Standard im Unternehmen zu etablieren und weiterzuentwickeln.
Einfach Fahrt aufnehmen
Die Zukunft ist bereits Realität. Seien Sie Akteur*in und Gestalter*in. Wir unterstützen Sie aktiv und zielführend auf Ihrem Digitalisierungsweg. Mehr Informationen zu unseren Leistungen finden Sie hier.
